Bảo đảm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục khi chính quyền địa phương 02 cấp đi vào hoạt động

Để công tác văn thư, lưu trữ được bảo đảm thông suốt, liên tục khi chính quyền địa phương 02 cấp đi vào hoạt động, Sở Nội vụ ban hành Công văn số 1702/SNV/CCHC-TN&VTLT đề nghị các cơ quan, tổ chức, địa phương cần tập trung thực hiện một số nhiệm vụ sau:

1. Tiếp tục thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội dung chỉ đạo tại Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 08/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.

 2. Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, địa phương kể từ ngày kết thúc hoạt động.

3. Trong thời điểm chuyển giao chính quyền địa phương 02 cấp

a) Đối với các các sở, ban, ngành tỉnh: Đề nghị thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trước mắt bố trí ngay nhân sự có trách nhiệm bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan (trong số nhân sự ở lại cơ quan cũ); các nội dung về quản lý tài liệu lưu trữ, công tác văn thư, quản lý con dấu thực hiện theo các văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ và Công an tỉnh[1].

b) Đối các xã, phường, đặc khu

- Khẩn trương ban hành văn bản quản lý nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ (quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2025) theo chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức mới để tổ chức thực hiện đúng quy định hiện hành, bảo đảm phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương.

- Về thực hiện công tác văn thư:

+ Các xã, phường, đặc khu được thành lập mới: Lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở mới hệ thống số, kí hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01; việc cấp hệ thống số văn bản đi của cơ quan thực hiện theo quy định tại Điều 15 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP[2]. Cập nhật Danh mục hồ sơ công việc lên phần mềm quản lý văn bản và triển khai lập hồ sơ điện tử trên phần mềm theo quy định (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước và hồ sơ có thành phần tài liệu phức tạp như khổ giấy lớn hoặc đóng quyển dày…).

+ Tăng cường xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng và sử dụng chữ ký số để giải quyết công việc, bảo đảm từ ngày bắt đầu thực hiện theo mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp (ngày 01/7/2025), tất cả lãnh đạo, cán bộ, công chức phải xử lý hồ sơ công việc, luân chuyển văn bản trên môi trường mạng và sử dụng chữ ký số để giải quyết công việc (trừ các văn bản thuộc danh mục “mật” theo quy định pháp luật). Trường hợp trong quá trình xử lý công việc có phát sinh hồ tài liệu giấy[3] thì thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ giấy theo quy định tại Điều 29 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

- Về thực hiện công tác lưu trữ:

+ Mở phông lưu trữ cơ quan kể từ ngày cơ quan, tổ chức được thành lập; phân công công chức phụ trách, bố trí phòng kho, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo quản tài liệu tại Lưu trữ cơ quan theo quy định; việc nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện quy định tại Điều 30 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

+ Quản lý an toàn, giải niêm phong tài liệu, cơ sở dữ liệu của xã, phường, thị trấn cũ đối với khối tài liệu đã được tiếp nhận theo quy định; xây dựng kế hoạch xử lý nghiệp vụ đối với từng phông tài liệu, cơ sở dữ liệu của các xã, phường, thị trấn cũ giao nộp khi kết thúc hoạt động.

- Công tác bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giấy của các cơ quan, tổ chức khi sắp xếp:

+ Đối với việc bàn giao, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu giấy thực hiện theo chỉ đạo của UBND tỉnh tại Công văn số 3836/UBND-NC ngày 18/6/2025 về việc đôn đốc thực hiện nhiệm vụ cấp bách về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị đối với cơ quan cấp huyện, cấp xã.

+ Báo cáo kết quả tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giấy về Sở Nội vụ trước ngày 15/7/2025 (theo Đề cương và biểu mẫu gửi kèm).

Sở Nội vụ đề nghị cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện tốt các nội dung nêu trên. Trong quá trình triển khai, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị tổng hợp, đề xuất gửi về Sở Nội vụ để được hướng dẫn./.