Các quy định và một số vấn đề cần sửa đổi, bổ sung về hoạt động dịch vụ lưu trữ (Tiếp theo kỳ trước)

Khi đề cấp đến hoạt động dịch vụ lưu trữ thì không thể thiếu hai vấn đề là: Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ; định mức kinh kế - kỹ thuật. Đây là hai vấn đề chính, quan trọng và mang tính quyết định đến kết quả của hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Để giúp đội ngũ cán bộ các Hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp và Hợp tác xã nông nghiệp trên địa bàn các huyện, thị xã, thành phố kịp thời cập nhật những kiến thức mới về kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý văn bản góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị đi vào nề nếp và đáp ứng nhiệm vụ công tác trong tình hình mới.

Sáng ngày 15/7/ 2022, tại Hội trường Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi bộ Văn thư - Lưu trữ đã long trọng tổ chức Đại hội Chi bộ lần thứ IV, nhiệm kỳ 2022 - 2025.

Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ định kỳ hàng năm của các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương để cung cấp, tổng hợp các số liệu phục vụ quản lý, định hướng phát triển ngành. Việc thống kê này được quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ. Đối với tỉnh Quảng Ngãi, trong những năm qua nhiều các cơ quan, tổ chức của tỉnh đã nghiêm túc thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đúng thời gian, số liệu trong các biểu đạt yêu cầu.

Thực hiện Quyết định số 1327/QĐ-UBND ngày 31/12/2021 của UBND tỉnh về ban hành Chương trình công tác năm 2022 của UBND tỉnh Quảng Ngãi, Sở Nội vụ đã tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.

Thẩm định tài liệu hết giá trị là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ nhằm giúp các cơ quan, tổ chức giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị. Để công tác thẩm định tài liệu hết giá trị được thực hiện thống nhất, cần phải thẩm định theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Trong những năm gần đây, các cơ quan nhà nước của tỉnh Quảng Ngãi bắt đầu thực hiện điện tử hóa quy trình giải quyết công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh, từ việc này đã hình thành tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có tài liệu số hóa; nhưng đa số hình thành ở dạng rời lẻ, chưa tích hợp thành hồ sơ; nếu như không có giải pháp kịp thời, khối tài liệu lưu trữ điện tử rời lẻ này sẽ ngày càng phát sinh nhiều hơn trong Hệ thống. Như vậy để chuyển giao tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh; các cơ quan phải hiệu chỉnh để lựa chọn những tài liệu có giá trị, loại bỏ những tài liệu không có giá trị, việc này sẽ gây lãng phí nhiều nhân lực và kinh phí.

Ngày 21/10/2021, Đoàn kiểm tra của Phòng Cảnh sát phòng cháy, chữa cháy (PCCC) và cứu nạn, cứu hộ (CNCH) - Công an tỉnh Quảng Ngãi đã tiến hành kiểm tra định kỳ công tác an toàn PCCC và CNCH tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi.

Qua kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ và thẩm định Mục lục hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá trị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh. Sở Nội vụ phát hiện chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan không đảm bảo, ảnh hưởng đến việc tổ chức sử dụng, ảnh hưởng đến tiến độ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh và tiến độ thẩm tra tài liệu hết giá trị.