Truy cập nội dung luôn
SỞ NỘI VỤ

TỈNH QUẢNG NGÃI

Các quy định và một số vấn đề cần sửa đổi, bổ sung về hoạt động dịch vụ lưu trữ (Tiếp theo kỳ trước)

05/06/2023 16:37    133

Các quy định và một số vấn đề cần sửa đổi, bổ sung về hoạt động dịch vụ lưu trữ (Tiếp theo kỳ trước)

2.3. Bảo mật tài liệu lưu trữ trong hoạt động dịch vụ

Điểm a Khoản 3 Điều 36 Luật Lưu trữ quy định về các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: “Bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước”. Nhưng thực tế, trong tài liệu tích đống của các cơ quan nhà nước, đặc biệt là các cơ quan cấp tỉnh còn lẫn nhiều tài liệu có độ mật và hạn chế sử dụng. Bên cạnh đó, theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 thì tài liệu có độ mật phải được thống kê theo từng mức độ mật và bảo quản theo chế độ riêng. Vì vậy, đề nghị cơ quan có thẩm quyền cần bổ sung quy định (ví dụ: Cam kết bảo vệ bí mật, tiêu chuẩn các đối tượng khi tiếp cận tài liệu…) và hướng dẫn cụ thể (chỉnh lý, thống kê, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu, quản lý và bàn giao cơ sở dữ liệu… có liên quan đến bí mật nhà nước) để tránh lộ lọt hoặc mất bí mật nhà nước khi thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.

2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động dịch vụ lưu trữ

Các văn bản quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật được ban hành từ năm 2011 - 2014, thời điểm đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa nhiều, hiệu quả chưa cao. Hiện nay, công nghệ thông tin đã đi sâu, gắn liền với nhiều hoạt động và nhiều công việc trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Do đó, đề nghị cơ quan có thẩm quyền cần rà soát, điều chỉnh các công việc được quy định định mức kinh tế - kỹ thuật để phù hợp với thực tiễn.

2.5. Thanh tra, kiểm tra, chế độ báo cáo và lưu hồ sơ về hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Thanh tra, kiểm tra và chế độ báo cáo: Tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 09/2014/TT-BNV quy định trách nhiệm Sở Nội vụ: (1) Có trách nhiệm kiểm tra, thanh tra..... hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý; (2) Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý...”.

Tuy nhiên, bất hợp lý là không có điều khoản nào quy định “cơ quan sử dụng dịch vụ lưu trữ”, “tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ” và “cá nhân có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ” phải báo cáo tình hình hoạt động cho Sở Nội vụ trên địa bàn quản lý. Mà chỉ có các điều khoản quy định phải báo cáo về Sở Nội vụ nơi tổ chức, cá nhân đăng ký hoạt động dịch vụ và đăng ký hộ khẩu.

Vì vậy, Sở Nội vụ không có thông tin hoặc khi có thì không kịp thời nên việc kiểm tra, thanh tra, báo cáo của Sở Nội vụ không chủ động, không đầy đủ (trừ thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh). Do đó, đề nghị cơ quan có thẩm quyền cần nghiên cứu: (1) bổ sung hoàn thiện thêm quy định này; (2) quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước sử dụng dịch vụ lưu trữ phải báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ cùng cấp việc sử dụng các hoạt động dịch vụ lưu trữ; (3) quy định cụ thể các nội dung công việc mà Sở Nội vụ được quyền thanh tra, kiểm tra.

- Thành phần, thời gian lưu hồ sơ, tài liệu về hoạt động dịch vụ lưu trữ:

Khoản 4 Điều 9 Thông tư số 09/2014/TT-BNV quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ “... lưu trữ hồ sơ, tài liệu về việc thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ”. Đề nghị cơ quan có thẩm quyền bổ sung quy định về thành phần hồ sơ, tài liệu phải lưu; thời hạn lưu trữ với số năm cụ thể. Việc bổ sung điều khoản này giúp cho Sở Nội vụ và tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ thống nhất quan điểm kiểm tra, thanh tra.

Tóm lại, có thể khẳng định rằng, trong thời gian qua các quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ đã hỗ trợ rất hiệu quả cho các cơ quan, tổ chức trong hoạt động dịch vụ lưu trữ. Mặt khác, đề nghị cơ quan có thẩm quyền cần sửa đổi, bổ sung một số quy định để tạo sự thống nhất, chặt chẽ trong việc quản lý và thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ tại Luật Lưu trữ sửa đổi trong thời gian tới./.

Tài liệu tham khảo:

1. Luật Lưu trữ năm 2011.

2. Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

3. Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14/7/2020 của Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.

                                                          Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ

                                      (Nguồn: Tạp chí Lưu trữ và Thời đại_Số 05.2022)