Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý hiếm

Thứ nhất, lập kế hoạch: Hiện nay, nguồn tư liệu, tài liệu có giá trị lịch sử tồn tại trong dân gian khá phong phú nhưng không dễ dàng để thu thập bởi nhiều tổ chức, dòng họ, gia đình, cá nhân chưa sẵn sàng chia sẻ, hợp tác; chưa biết cách bảo quản nên nguy cơ hư hỏng, thất lạc rất cao. Với tình hình này, nhiệm vụ cần thiết đối với cơ quan lưu trữ là lập kế hoạch và đưa ra các giải pháp cụ thể về khảo sát, sưu tầm tư liệu, tài liệu quý hiếm. Trong kế hoạch, cần xác định cụ thể những nguồn thu thập tư liệu, tài liệu chủ yếu; nguồn kinh phí phục vụ cho sưu tầm; thời gian, giai đoạn triển khai và nhân sự tham gia.

Thứ hai, sự phối hợp của các cơ quan liên quan: Cần có sự phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan như: lưu trữ, bảo tàng, thư viện… để tạo thuận lợi trong việc sưu tầm, bảo quản, phát huy giá trị của tư liệu, tài liệu quý, hiếm.

Thứ ba, tổ chức tuyên truyền: Tổ chức tuyên truyền rộng rãi để mọi tầng lớp nhân dân nhận thức rõ về việc lưu giữ, hiến tặng hoặc có ý thức sưu tầm những tư liệu, tài liệu quý, hiếm có giá trị và cung cấp thông tin cho cơ quan chức năng để góp phần làm giàu thêm kho tàng di sản văn hóa của dân tộc. Có những hình thức vinh danh, khen thưởng kịp thời, thỏa đáng cho các tổ chức,  dòng họ, gia đình, cá nhân có thành tích trong công tác này để tạo động lực cho việc nhân rộng điển hình.

Thứ tư, cơ quan lưu trữ hỗ trợ bảo quản: Cơ quan lưu trữ cần khuyến khích các tổ chức, dòng họ, gia đình, cá nhân ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử để tránh sự hư hỏng, thất lạc do thiếu điều kiện bảo quản, nhằm gìn giữ cho các thế hệ mai sau những tinh hoa văn hóa của gia đình, dòng tộc và xa hơn nữa là gìn giữ những di sản văn hóa quý báu của dân tộc để phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Thứ năm, đào tạo các kỹ năng cho cán bộ thực hiện việc sưu tầm: Đối với cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác sưu tầm tư liệu, tài liệu lưu trữ quý hiếm phải là người có tâm huyết, có trình độ nhất định, có sự nhiệt tình và phải luôn trau dồi kiến thức để đáp ứng nhu cầu thực hiện công việc đạt kết quả tốt. Biết tạo niềm tin, hiểu phong tục, tập quán của nhân dân địa phương, có khả năng thuyết phục người lưu giữ tư liệu, tài liệu quý, hiếm hiến tặng hoặc ký gửi vào Lưu trữ lịch sử để cơ quan lưu trữ có cơ hội tiếp xúc, nghiên cứu nhằm công bố rộng rãi đến với mọi tầng lớp nhân dân.

 Tóm lại, việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm để bổ sung vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần phải thường xuyên được quan tâm và đầu tư./.