Thẩm định tài liệu hết giá trị là nội dung cần thiết phải thực hiện trong công tác lưu trữ nhằm giúp các cơ quan, tổ chức giải phóng diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để bảo quản tốt những tài liệu có giá trị. Để công tác thẩm định tài liệu hết giá trị được thực hiện thống nhất, cần phải thẩm định theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Trong những năm gần đây, các cơ quan nhà nước của tỉnh Quảng Ngãi bắt đầu thực hiện điện tử hóa quy trình giải quyết công việc trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành dùng chung của tỉnh, từ việc này đã hình thành tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có tài liệu số hóa; nhưng đa số hình thành ở dạng rời lẻ, chưa tích hợp thành hồ sơ; nếu như không có giải pháp kịp thời, khối tài liệu lưu trữ điện tử rời lẻ này sẽ ngày càng phát sinh nhiều hơn trong Hệ thống. Như vậy để chuyển giao tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử của tỉnh; các cơ quan phải hiệu chỉnh để lựa chọn những tài liệu có giá trị, loại bỏ những tài liệu không có giá trị, việc này sẽ gây lãng phí nhiều nhân lực và kinh phí.

Ngày 21/10/2021, Đoàn kiểm tra của Phòng Cảnh sát phòng cháy, chữa cháy (PCCC) và cứu nạn, cứu hộ (CNCH) - Công an tỉnh Quảng Ngãi đã tiến hành kiểm tra định kỳ công tác an toàn PCCC và CNCH tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi.

Qua kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ và thẩm định Mục lục hồ sơ nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh, thẩm tra Danh mục tài liệu hết giá trị của các cơ quan trên địa bàn tỉnh. Sở Nội vụ phát hiện chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của một số cơ quan không đảm bảo, ảnh hưởng đến việc tổ chức sử dụng, ảnh hưởng đến tiến độ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh và tiến độ thẩm tra tài liệu hết giá trị.

Để đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính và góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Ngày 09 tháng 9 năm 2021, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành Quyết định số 1377/QĐ-UBND về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính và phê duyệt Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền quản lý, giải quyết của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi.