Hướng dẫn giao nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 08/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị, Ban Bí thư trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi. Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện giao nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, với các nội dung sau:

1. Việc giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức phải  thực hiện theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác có liên quan.

2. Các cơ quan, tổ chức thuộc diện giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định tại Quyết định số 476/QĐ-UBND ngày 27/3/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi thực hiện như sau:

a) Đối với các sở, ban, ngành, các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh tạm thời chưa thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho đến khi có văn bản hướng dẫn của Sở Nội vụ.

b) Ưu tiên các cơ quan, tổ chức thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trước khi kết thúc hoạt động.

3. Giao nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và đúng thành phần tài liệu nộp lưu theo quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu thuộc thành phần tài liệu nộp lưu để sử dụng cho công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Nội vụ.

4. Các cơ quan, tổ chức lựa chọn hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu gửi Sở Nội vụ thẩm định. Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; giao nộp hồ sơ, tài liệu theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được Sở Nội vụ phê duyệt kèm theo các văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu (bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu) và các công cụ tra cứu, cơ sở dữ liệu tài liệu kèm theo khối tài liệu[1] (có các biễu mẫu kèm theo).

5. Giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chủ động thực hiện các biện pháp thu thập hồ sơ; thống nhất với các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu về loại hình, thành phần, thời gian, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức quy trình, thủ tục chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp đảm bảo theo quy định.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ (qua Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi - Bà Nguyễn Thị Bích Hiệu, số điện thoại: 0983.077.551) để được hướng dẫn, giải quyết hoặc tổng hợp, đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét giải đáp theo quy định