Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - góp phần xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Quảng Ngãi (Nhân kỷ niệm 80 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam 03/01/1945 - 03/01/2026)

(1) Tài liệu lưu trữ - nguồn sử liệu quan trọng của tỉnh Quảng Ngãi

Hiện nay, tỉnh Quảng Ngãi đang lưu giữ một khối lượng lớn tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể và đơn vị sự nghiệp. Hệ thống tài liệu này phản ánh đầy đủ, chân thực tiến trình phát triển của tỉnh qua nhiều thời kỳ; là nguồn thông tin quan trọng phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tổng kết thực tiễn và nghiên cứu lịch sử địa phương.

Các cơ quan, tổ chức, địa phương (cơ quan) trên địa bàn tỉnh đã quan tâm hơn đến việc lập hồ sơ điện tử, quản lý tài liệu theo quy định; nhiều loại hồ sơ như hồ sơ cán bộ, công chức, hồ sơ địa chính, hồ sơ tài chính, hồ sơ thanh tra, hồ sơ y tế… được số hóa, cập nhật và quản lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND tỉnh Quảng Ngãi và các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, phần mền khác…góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ.

(Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi đang phục vụ  sử dụng tài liệu để cung cấp cho các tổ chức, công dân trên địa bàn  tỉnh Quảng Ngãi)

(2) Nỗ lực chỉnh lý, bảo quản và hiện đại hóa lưu trữ

Trong những năm qua, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi - cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đã hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan trong việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, lập Danh mục hồ sơ cơ quan, lập Bảng thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu và triển khai thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ năm 2024.

Tại các cơ quan, điều kiện bảo quản tài liệu được cải thiện; nhiều nơi đã đầu tư kho lưu trữ, giá kệ, phương tiện PCCC và thực hiện số hóa từng phần tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu. Một số loại tài liệu có giá trị đặc biệt liên quan đến lịch sử đấu tranh cách mạng, quản lý hành chính qua các thời kỳ đã được thống kê, lập danh mục, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu.

(Tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử  tỉnh Quảng Ngãi)

(3) Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện chỉ đạo của Tỉnh ủy và UBND tỉnh Quảng Ngãi về chuyển đổi số, công tác lưu trữ đang có bước chuyển mạnh mẽ. Việc quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ công việc điện tử, ký số, số hóa tài liệu và quản lý hồ sơ trên môi trường mạng ngày càng hiệu quả.

Một số cơ quan đã từng bước ứng dụng trí tuệ nhân tạo và các phần mềm phân loại, trích xuất tự động vào quy trình xử lý tài liệu. Đây là nền tảng quan trọng để tiến tới xây dựng Kho lưu trữ điện tử của tỉnh, phục vụ xây dựng chính quyền số và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, tổ chức, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi đã phối hợp Báo và Phát thanh, truyền hình Quảng Ngãi đưa tin, xây dựng các phóng sự về công tác văn thư, lưu trữ ở cấp huyện trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy; tổ chức 02 Hội nghị triển khai, quán triệt thực hiện Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 08/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh với 392 người tham dự. Đồng thời, tổ chức 02 Hội nghị tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và tập huấn lập hồ sơ công việc trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của UBND tỉnh. Tổng cộng 111 điểm cầu được kết nối trực tuyến từ tỉnh đến các xã, phường, đặc khu, giúp các cơ quan tham gia đầy đủ Hội nghị về công tác văn thư, lưu trữ và số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, cũng như Hội nghị trực tuyến phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 do Bộ Nội vụ tổ chức.

(4) Ghi nhận đóng góp của đội ngũ làm công tác lưu trữ

Bên cạnh những thành tựu đạt được, có thể khẳng định rằng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chính là lực lượng thầm lặng, ngày đêm gìn giữ “trí nhớ của bộ máy nhà nước”. Dù còn nhiều khó khăn về nhân lực, cơ sở vật chất, họ vẫn bền bỉ, tận tâm với nghề; góp phần quan trọng vào sự phát triển chung của tỉnh.

Nhân Kỷ niệm 80 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi trân trọng gửi lời tri ân tới toàn thể những người làm công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh; đồng thời mong muốn tiếp tục nhận được sự quan tâm, hỗ trợ của các cấp, các ngành trong việc đầu tư, hoàn thiện hệ thống lưu trữ theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.

(5) Quyết tâm xây dựng nền lưu trữ hiện đại, phục vụ tốt nhiệm vụ phát triển của tỉnh Quảng Ngãi

Trong thời gian tới, công tác lưu trữ của tỉnh Quảng Ngãi sẽ tiếp tục tập trung vào các nhiệm vụ trọng tâm:

- Đẩy mạnh chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các huyện, thị xã, thành phố của tỉnh KonTum và tỉnh Quảng Ngãi (cũ) thu về sau khi hợp nhất.

- Tăng cường ứng dụng công nghệ số, triển khai lưu trữ điện tử, từng bước hình thành cơ sở dữ liệu tài liệu dùng chung.

- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ngành lưu trữ; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024.

- Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, giải quyết thủ tục hành chính và nghiên cứu khoa học.

(Tài liệu lưu trữ của cấp huyện được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi thu về bảo quản sau khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp)

          Kỷ niệm 80 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam là dịp để chúng ta tự hào và tiếp tục khẳng định vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ trong xây dựng và phát triển tỉnh Quảng Ngãi. Với quyết tâm đổi mới, chuyên nghiệp hóa và đẩy mạnh chuyển đổi số, công tác văn thư - lưu trữ của tỉnh sẽ tiếp tục phát huy giá trị, phục vụ ngày càng tốt hơn sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh./.