Hướng dẫn một số nội dung về quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu khi sắp xếp tổ chức bộ máy

Thực hiện Công văn số 115/VTLTNN-QLI ngày 19/02/2025 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy; đồng thời, để bảo đảm công tác quản lý văn thư và lưu trữ trong quá trình tổ chức thực hiện Nghị quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XII về một số vấn đề về tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức căn cứ chức năng, nhiệm vụ thực hiện một số nội dung sau:

I. VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Yêu cầu chung

a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ^([1]).

b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng.

c) Mọi cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.

d) Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp luật lưu trữ. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có).

2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thống kê, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định tại Điều 29, Điều 30, Điều 31 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

b) Lưu trữ cơ quan thống kê toàn bộ tài liệu để bàn giao, bao gồm hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý (số lượng Mục lục hồ sơ, số lượng hồ sơ, thời gian tài liệu, thời hạn bảo quản…) và tài liệu chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh (nội dung tài liệu, loại hình tài liệu, số mét tài liệu…). Tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

c) Đối với tài liệu điện tử và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các công việc đã giải quyết xong trên Hệ thống được đóng gói tin AIP_hoso (đối với hồ sơ) hoặc AIP_tailieu (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Công văn số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử), được kết xuất từ Hệ thống và lưu vào thiết bị lưu trữ để thực hiện nộp về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và lưu trữ cơ quan theo quy định.

- Hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong trên Hệ thống được cố định trên Hệ thống hoặc được kết xuất và lưu vào ổ cứng máy tính của cá nhân (trường hợp cá nhân đó tiếp tục được giao giải quyết công việc sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy), hoặc được kết xuất và lưu vào thiết bị lưu trữ của cơ quan, đơn vị để bàn giao cho cá nhân khác có nhiệm vụ tiếp tục giải quyết công việc.

d) Lưu trữ cơ quan thực hiện đóng gói, niêm phong, vận chuyển tài liệu đến địa điểm bàn giao và thực hiện bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

(mẫu biên bản giao nhận; danh mục tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và mẫu mục lục văn bản, tài liệu trong hồ sơ kèm theo).

3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy

a) Chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị (giá, tủ chuyên dùng, bìa, hộp, cặp…) và các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

b) Chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận và quản lý tài liệu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; trong quá trình bàn giao, tiếp nhận cần đối chiếu thực tế tài liệu với danh mục tài liệu, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tài liệu (nếu có); bàn giao tài liệu giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đầy đủ.

Trường hợp chưa bố trí được kho để bảo quản tài liệu, các cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục bàn giao, tiếp nhận tài liệu và niêm phong phòng kho hiện đang bảo quản tài liệu cho đến khi cơ quan, tổ chức bố trí được kho lưu trữ mới.

c) Xây dựng phương án, kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu tiếp nhận.

4. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Tăng cường hướng dẫn, phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi để các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo Quyết định số 476/QĐ-UBND ngày 27/3/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi hoàn thiện và nộp lưu hồ sơ, tài liệu bảo đảm đúng quy định.

II. VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1. Các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi bảo đảm đóng dấu đầy đủ trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.

2. Các cơ quan, tổ chức hình thành sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy ban hành Quy chế công tác văn thư theo Quyết định số 576/QĐ-UBND ngày 21/9/2020 của UBND tỉnh về ban hành Quy chế mẫu công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Ngãi và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (lưu ý quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở mới hệ thống số, kí hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01).

III. THU CON DẤU HẾT GIÁ TRỊ SỬ DỤNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH

Giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu (Công an tỉnh) để tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau khi thu hồi theo quy định tại khoản 2 Điều 5 của Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10/5/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.