Tăng cường công tác phòng chống lụt bão, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu

1. Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan thực hiện nghiêm các nội quy, quy định về bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa mưa, bão.

2. Trên cơ sở Kế hoạch phòng chống lụt bão của cơ quan đã xây dựng; các cơ quan cần đưa ra các biện pháp cụ thể để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong mùa mưa, bão.

3. Kiểm tra, sửa chữa các phòng, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu; trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết như giá, tủ, hộp, cặp ba dây bảo quản hồ sơ, tài liệu; chuẩn bị các tấm che nước khổ lớn, các loại dây chắc chắn để di chuyển hồ sơ, tài liệu khi có sự cố xảy ra.

4. Theo dõi, cập nhật diễn biến về mưa, bão trên các phương tiện thông tin đại chúng. Khi có dự báo mưa, lụt, bão lớn có thể xảy ra trên địa bàn tỉnh, các cơ quan cần chủ động phân công công chức, viên chức trực 24/24 giờ để bảo vệ hoặc di chuyển hồ sơ, tài liệu đến nơi an toàn khi cần thiết để hạn chế tối đa thiệt hại do bão, lũ gây ra.

5. Trường hợp xảy ra thiên tai, bão lụt ảnh hưởng trực tiếp đến hồ sơ, tài liệu đề nghị các cơ quan chủ động, tích cực xử lý tại chỗ; đồng thời, thông tin về Sở Nội vụ để phối hợp có biện pháp khắc phục, hạn chế thấp nhất thiệt hại đối với hồ sơ, tài liệu.