Chỉnh lý gần 21 nghìn mét tài liệu để bảo quản và khai thác hiệu quả

UBND tỉnh Quảng Ngãi vừa phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng cấp huyện thuộc hai tỉnh Kon Tum và Quảng Ngãi (cũ), giai đoạn 2027 - 2033. Đây là khối lượng hồ sơ lớn được bàn giao sau khi các cơ quan, đơn vị cấp huyện kết thúc hoạt động, thực hiện mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Tài liệu lưu trữ phân tán tại nhiều địa điểm

Theo thống kê, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã tiếp nhận, quản lý và bảo quản 29,5 nghìn mét tài liệu. Trong đó, mới có hơn 8.490 mét được chỉnh lý, còn 20,9 nghìn mét chưa được xử lý, chiếm gần 71% tổng khối lượng. Ngoài ra, có 148m tài liệu có độ mật.

Đáng chú ý, phần lớn tài liệu tồn đọng hiện vẫn được đóng trong các thùng nhôm, thùng giấy carton hoặc bao tải. Do thiếu diện tích kho lưu trữ chuyên dụng, nhiều hồ sơ phải tập kết tại các địa điểm khác nhau.

Tại khu vực tỉnh Quảng Ngãi (cũ), tài liệu chưa chỉnh lý được bảo quản tại kho lưu trữ huyện Sơn Tịnh và khối nhà làm việc Huyện ủy, Mặt trận, các đoàn thể huyện Sơn Tịnh (cũ). Trong khi đó, tại khu vực tỉnh Kon Tum (cũ), một phần tài liệu được lưu giữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử - cơ sở 2 và Trung tâm Dịch vụ việc làm - cơ sở 2.

Việc lưu trữ phân tán, thiếu công cụ tra cứu khiến quá trình tìm kiếm hồ sơ mất nhiều thời gian. Điều kiện bảo quản tại một số địa điểm chưa đáp ứng yêu cầu, tiềm ẩn nguy cơ tài liệu bị ẩm mốc, hư hỏng hoặc thất lạc.

Đây là vấn đề đáng quan tâm bởi khối tài liệu cấp huyện chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về quá trình quản lý, điều hành, phát triển kinh tế - xã hội của các địa phương. Nhiều hồ sơ còn có giá trị pháp lý, phục vụ thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.

Mỗi năm chỉnh lý khoảng 3.000m tài liệu

Để giải quyết khối lượng hồ sơ tồn đọng, Quảng Ngãi dự kiến dành hơn 184,6 tỷ đồng triển khai Đề án trong 7 năm, bình quân khoảng 26,4 tỷ đồng mỗi năm.

Trong tổng kinh phí này, chi phí nhân công chiếm hơn 143,4 tỷ đồng, tương đương gần 78%. Phần kinh phí còn lại chủ yếu dành cho vật tư, văn phòng phẩm, giá kệ bảo quản, máy móc, thiết bị, đấu thầu và dự phòng.

Theo lộ trình, năm 2027, tỉnh sẽ bắt đầu chỉnh lý 2.952m tài liệu của 10 huyện thuộc tỉnh Kon Tum (cũ), với kinh phí dự kiến hơn 25,7 tỷ đồng.

Năm 2028, việc chỉnh lý được triển khai đối với 2.965m tài liệu của huyện Bình Sơn (cũ) và Nghĩa Hành (cũ). Tiếp đó, năm 2029 là 2.924m tài liệu của huyện Trà Bồng (cũ) và Minh Long (cũ).

Trong 2 năm 2030 - 2031, tỉnh dự kiến xử lý hơn 5.800m tài liệu của TP.Quảng Ngãi (cũ), TX.Đức Phổ (cũ) và các huyện Sơn Tây, Sơn Hà (cũ).

Hai năm cuối, khối lượng chỉnh lý tăng lên hơn 3.000m mỗi năm. Đến hết năm 2033, toàn bộ 20,905 nghìn mét tài liệu tồn đọng dự kiến được xử lý hoàn tất.

Với khối lượng bình quân gần 3.000 mét tài liệu mỗi năm, công việc không đơn thuần là sắp xếp lại hồ sơ. Mỗi khối tài liệu phải được khảo sát, phân loại, lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản, biên mục và xây dựng công cụ tra cứu. Những tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn sẽ được lựa chọn để bảo quản lâu dài; tài liệu hết giá trị được xem xét xử lý theo quy định.

Việc phân loại còn giúp loại bỏ tài liệu trùng lặp, giảm áp lực về diện tích kho lưu trữ, tiết kiệm chi phí bảo quản và hạn chế nguy cơ xuống cấp đối với những hồ sơ có giá trị.

Tạo nền tảng số hóa hồ sơ lưu trữ

Việc chỉnh lý tài liệu được xác định là bước chuẩn bị quan trọng cho quá trình số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ của tỉnh.

Khi hàng chục nghìn mét tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị, việc số hóa sẽ gặp khó khăn, dễ phát sinh tình trạng dữ liệu trùng lặp hoặc thiếu thông tin phục vụ tra cứu. Vì vậy, xử lý dứt điểm khối hồ sơ tồn đọng sẽ tạo điều kiện để tổ chức số hóa khoa học, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu quả khai thác.

Đặc biệt, trong bối cảnh chính quyền địa phương hai cấp đã đi vào hoạt động, nhu cầu tra cứu hồ sơ của các cơ quan, đơn vị sau sắp xếp vẫn tiếp tục phát sinh. Việc quản lý tài liệu tập trung, có hệ thống sẽ giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, phục vụ giải quyết công việc hành chính và các yêu cầu chính đáng của người dân.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì triển khai Đề án, chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng chỉnh lý và hiệu quả sử dụng kinh phí. Sở cũng được giao nghiên cứu thí điểm kết hợp chỉnh lý với số hóa tại một số cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, nhu cầu khai thác thường xuyên.

Cùng với việc bảo quản nguồn hồ sơ có giá trị lịch sử và pháp lý, Đề án hướng đến giải quyết tình trạng lưu trữ phân tán kéo dài nhiều năm. Khi được chỉnh lý và xây dựng công cụ tra cứu đầy đủ, khối tài liệu này sẽ trở thành nguồn dữ liệu phục vụ hiệu quả hơn cho hoạt động quản lý nhà nước, cải cách hành chính và chuyển đổi số của Quảng Ngãi.