Quảng Ngãi với "Cuộc cách mạng" số hóa và bước ngoặt của công tác lưu trữ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp

Hưởng ứng tinh thần kỷ niệm 80 năm Ngày Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2026) theo chỉ đạo của Bộ Nội vụ, tỉnh Quảng Ngãi đang đứng trước một "bước ngoặt" quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ, gắn liền với chuyển đổi số và thực hiện Luật Lưu trữ năm 2024.

Thách thức từ khối lượng tài liệu rất lớn sau sáp nhập

Việc thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp (bỏ cấp huyện, sáp nhập đơn vị hành chính) đã tạo ra áp lực chưa từng có lên hệ thống kho tàng và nhân lực lưu trữ. Theo số liệu tổng hợp, tổng số lượng tài liệu từ các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện (đã giải thể) và cấp xã cần nộp lưu và quản lý lên tới hơn 82 nghìn mét. Trong đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi đang quản lý khoảng 32 nghìn mét, phần lớn là tài liệu của các đơn vị hành chính cấp huyện đã kết thúc hoạt động; tài liệu các Sở, ngành cấp tỉnh khoảng 31 nghìn mét (bao gồm tài liệu từ tỉnh Quảng Ngãi cũ và tỉnh Kon Tum cũ sau sáp nhập); tài liệu cấp xã khoảng 19 nghìn mét.

Thứ trưởng Bộ Nội vụ - ông Cao Huy, trong văn bản hướng dẫn kỷ niệm 80 năm ngành Lưu trữ, đã nhấn mạnh sứ mệnh của ngành là "gìn giữ hồn phách dân tộc". Tuy nhiên, tại Quảng Ngãi, sứ mệnh này đang gặp nhiều trở ngại vì thiếu diện tích kho bảo quản. Tài liệu sau sáp nhập của một số xã, phường hiện vẫn nằm phân tán tại một số địa điểm, trụ sở cũ do thiếu diện tích kho bảo quản. Đặc biệt, hàng chục nghìn mét tài liệu vẫn đang ở tình trạng "tích đống", chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh.

Ảnh: Tài liệu của các cơ quan cấp huyện bàn giao Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

Số hóa - Chìa khóa để phát huy giá trị tài liệu

Nhận thức rõ nguy cơ quá tải và hư hỏng, xuống cấp của tài liệu, tỉnh Quảng Ngãi đã xác định số hóa là giải pháp sống còn, phù hợp với Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/04/2020 của Thủ tướng Chính phủ về lưu trữ tài liệu điện tử.

Tính đến nay, các nỗ lực số hóa tại tỉnh Quảng Ngãi đã đạt được những con số đáng ghi nhận. Công tác số hóa tài liệu lưu trữ được các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện từ khi có văn bản số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc xây dựng cơ sở dữ liệu, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; các cơ quan, tổ chức của tỉnh tự cân đối kinh phí để thực hiện chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu số hóa bao gồm tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành, tài liệu thường xuyên phục vụ nhu cầu của người dân, cơ quan và hồ sơ thủ tục hành chính cấp xã. Đến nay, số lượng tài liệu đã số hóa vào khoảng trên 300 nghìn hồ sơ; 1.6 triệu file; 6,8 triệu trang tài liệu. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh (cơ sở 2) đã và đang thực hiện Đề án số hóa tài liệu giai đoạn 2023 - 2025 với mục tiêu hơn 1,5 triệu trang tài liệu.

Tuy nhiên, tỷ lệ số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức còn thấp. Hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử dù đã được đầu tư nhưng chưa đáp ứng đầy đủ các quy định mới tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Việc khai thác tài liệu điện tử chủ yếu vẫn thực hiện qua mạng nội bộ, chưa thể khai thác trực tuyến rộng rãi.

Tầm nhìn 2030 - Đầu tư trọng điểm và kiến nghị từ địa phương

Để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tích đống và hoàn thiện cơ sở dữ liệu số, tỉnh Quảng Ngãi đã xây dựng lộ trình thực hiện từ năm 2025 đến năm 2030. Tỉnh Quảng Ngãi đã đề nghị Trung ương hỗ trợ kinh phí để chỉnh lý, số hóa tài liệu. Bên cạnh vấn đề kinh phí, vấn đề nhân lực cũng được đặc biệt quan tâm. Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh chỉ có 19 viên chức nhưng phải quản lý địa bàn rộng với khối lượng tài liệu tăng đột biến từ cấp huyện chuyển về. Tỉnh cũng đã kiến nghị các cơ quan có thẩm quyền cần quy định bố trí biên chế chuyên trách hoặc bán chuyên trách tại cấp xã sau sáp nhập để đảm bảo tính ổn định của hệ thống.

Việc thực hiện Luật Lưu trữ 2024 (có hiệu lực từ 01/07/2025) với quy định lấy ngày 03/01 hằng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam là cơ sở pháp lý vững chắc để Quảng Ngãi tiếp tục kiện toàn bộ máy. Đây không chỉ là nhiệm vụ bảo quản những "tờ giấy cũ", mà là việc xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, nơi dữ liệu lịch sử và hành chính được kết nối, phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương./.