Quảng Ngãi phê duyệt đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng cấp huyện giai đoạn 2027 - 2033

Các nội dung trọng tâm của Đề án tập trung vào thực trạng tài liệu tồn đọng, mục tiêu và lộ trình chỉnh lý, kinh phí thực hiện, hiệu quả mang lại và trách nhiệm tổ chức triển khai, cụ thể như sau:

(1) Xử lý khối lượng lớn tài liệu lưu trữ tồn đọng

Tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý, lịch sử, văn hóa và khoa học, là nguồn thông tin quan trọng phục vụ công tác quản lý nhà nước, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người dân. Sau khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp huyện thuộc 02 tỉnh Kon Tum và Quảng Ngãi (cũ) đã được bàn giao cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh quản lý, bảo quản theo quy định (trừ tài liệu huyện Lý Sơn được giao đặc khu Lý Sơn quản lý).

Theo Đề án, tổng khối lượng tài liệu lưu trữ cấp huyện đã được tiếp nhận, quản lý là 29.547 mét, trong đó 8.494 mét đã được chỉnh lý và 20.905 mét chưa được chỉnh lý. Phần lớn tài liệu tồn đọng, tích đống, chưa được phân loại, lập hồ sơ theo quy định; việc bảo quản tại nhiều địa điểm gây khó khăn cho công tác quản lý, tra cứu, khai thác và tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, xuống cấp

Tài liệu của các phòng chuyên môn thuộc UBND TP Quảng Ngãi (cũ)       thu về bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi.

Do đó, triển khai Đề án là yêu cầu cấp thiết nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ, bảo đảm quản lý tập trung, thống nhất và phát huy giá trị tài liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

(2) Phấn đấu hoàn thành chỉnh lý 20.905 mét tài liệu vào năm 2033

Đề án đặt mục tiêu phấn đấu đến hết năm 2033 hoàn thành chỉnh lý toàn bộ 20.905 mét tài liệu lưu trữ nền giấy tồn đọng của các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc 02 tỉnh Kon Tum và Quảng Ngãi (cũ). Lộ trình thực hiện được phân kỳ trong 07 năm (2027 - 2033), phù hợp với khối lượng tài liệu và khả năng cân đối ngân sách của tỉnh, cụ thể:

- Năm 2027: Chỉnh lý 2.952 mét tài liệu của 10 huyện thuộc tỉnh Kon Tum (cũ), với kinh phí dự kiến khoảng 25,7 tỷ đồng.

- Từ năm 2028 đến năm 2033: Tiếp tục chỉnh lý tài liệu của các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quảng Ngãi (cũ) theo từng năm; khối lượng thực hiện hằng năm từ 2.891 mét đến 3.150 mét, với kinh phí dự kiến khoảng 25 - 27 tỷ đồng/năm.

          Việc phân kỳ thực hiện nhằm chủ động bố trí nguồn lực, bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả chỉnh lý, hướng tới hoàn thành toàn bộ khối lượng tài liệu tồn đọng vào năm 2033. Tổng kinh phí dự kiến thực hiện Đề án là 184,62 tỷ đồng, từ nguồn ngân sách Trung ương bổ sung có mục tiêu, ngân sách tỉnh và các nguồn tài chính hợp pháp khác (nếu có). Việc xem xét, bố trí kinh phí hằng năm căn cứ nguồn hỗ trợ của Trung ương, khả năng cân đối ngân sách tỉnh và quy định hiện hành, bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả.

          (3) Tạo nền tảng cho số hóa và hiện đại hóa công tác lưu trữ

          Việc chỉnh lý tài liệu giúp phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu theo quy định, tạo cơ sở cho việc số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý, tra cứu và khai thác thông tin. Qua đó, góp phần bảo quản an toàn tài liệu, tiết kiệm diện tích kho và hạn chế lãng phí.

          Đề án cũng đặt ra yêu cầu nghiên cứu thí điểm thực hiện đồng bộ việc chỉnh lý và số hóa tại một số cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, nhu cầu khai thác thường xuyên; bảo đảm tính khả thi, hiệu quả và không làm thay đổi phạm vi, khối lượng, kinh phí của Đề án đã được phê duyệt khi chưa được cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

          (4) Tăng cường trách nhiệm, bảo đảm tiến độ và chất lượng

          - UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì triển khai Đề án; phối hợp với Sở Tài chính tham mưu bố trí kinh phí, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ đủ điều kiện; theo dõi, kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng chỉnh lý và việc sử dụng kinh phí; định kỳ báo cáo UBND tỉnh, kịp thời đề xuất giải pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc.

          - Sở Tài chính phối hợp tham mưu UBND tỉnh xem xét, bố trí kinh phí phù hợp với khả năng cân đối ngân sách và nguồn hỗ trợ từ Trung ương. Các tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ chỉnh lý phải tuân thủ quy trình nghiệp vụ, bảo đảm chất lượng, an toàn tài liệu, an toàn thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước.

          Việc phê duyệt Đề án tạo cơ sở để tỉnh từng bước xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng sau sắp xếp đơn vị hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản, phát huy giá trị tài liệu, đẩy mạnh số hóa và hiện đại hóa công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và phục vụ người dân, tổ chức./.