Quảng Ngãi chủ động bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ trước mùa mưa bão

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành Công văn số 7875/UBND-NC về tăng cường bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trước diễn biến phức tạp của biến đổi khí hậu và tình hình thiên tai cực đoan năm 2026. Theo đó, UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức, địa phương quán triệt tinh thần “chủ động phòng ngừa”, đề cao trách nhiệm của người đứng đầu, xác định công tác bảo vệ, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ thường xuyên, quan trọng; phân công rõ trách nhiệm cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong phòng ngừa, ứng phó với sự cố thiên tai.

Mưa lớn, ngập lụt, sạt lở đất có thể gây thiệt hại nghiêm trọng đối với hồ sơ, tài liệu, nhất là tại các phòng, kho chưa bảo đảm điều kiện an toàn. Vì vậy, các cơ quan, đơn vị cần tăng cường kiểm tra, đánh giá mức độ an toàn của phòng, kho lưu trữ; kịp thời sửa chữa, nâng cấp các điểm xung yếu, bảo đảm không bị dột, ngập khi xảy ra mưa lũ lớn. Đối với khu vực có nguy cơ sạt lở, lũ quét, ngập lụt, cần chủ động rà soát và xây dựng phương án di dời tài liệu đến nơi an toàn; đặc biệt lưu ý các cơ quan, đơn vị mới thành lập sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp, nhất là tại các xã miền núi và vùng trũng thấp. Đồng thời, chuẩn bị nguồn lực, phương tiện, thiết bị để gia cố kho và cứu hộ tài liệu khi cần thiết.

Chủ động phương án ứng phó là yêu cầu quan trọng trong bảo vệ tài liệu lưu trữ trước thiên tai. Các cơ quan, đơn vị, địa phương cần rà soát, hoàn thiện kế hoạch phòng, chống thiên tai và phương án ứng phó với các tình huống bão mạnh, sạt lở đất, mưa lũ lớn, ngập lụt vượt mức lịch sử, không để bị động, bất ngờ. Trong đó, cần phân loại, xác định những hồ sơ, tài liệu có giá trị để ưu tiên bảo vệ, di dời khẩn cấp khi có tình huống phức tạp; đồng thời thực hiện hiệu quả phương châm “bốn tại chỗ”: chỉ huy tại chỗ; lực lượng tại chỗ; phương tiện, vật tư tại chỗ và hậu cần tại chỗ trong bảo vệ tài liệu lưu trữ.

Cùng với các giải pháp bảo vệ tài liệu gốc, đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ là giải pháp quan trọng nhằm giảm thiểu rủi ro do thiên tai. UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trong quản lý, bảo quản tài liệu; tiếp tục số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và tạo lập cơ sở dữ liệu theo kế hoạch của tỉnh, bảo đảm khai thác, sử dụng và khôi phục thông tin nhanh chóng trong trường hợp tài liệu gốc bị hư hỏng hoặc gặp sự cố bất khả kháng. Số hóa không chỉ phục vụ chuyển đổi số mà còn góp phần bảo vệ giá trị thông tin của tài liệu trước tác động của thiên tai, biến đổi khí hậu.

Công tác tuyên truyền, tập huấn và nâng cao kỹ năng ứng phó cũng cần được thực hiện thường xuyên, thiết thực. Các cơ quan, tổ chức, địa phương cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động về bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tổ chức tập huấn, diễn tập các kỹ năng chằng chống kho, di chuyển, sơ tán và xử lý tài liệu bị ướt, hư hỏng do thiên tai. Trong mùa mưa bão, bảo vệ tài liệu lưu trữ không chỉ là bảo vệ hồ sơ, giấy tờ mà còn là bảo vệ thông tin, bằng chứng và giá trị lịch sử của cơ quan, tổ chức, địa phương. Vì vậy, việc kiểm tra kho, rà soát nguy cơ dột, ngập, chuẩn bị phương án di dời và lực lượng, phương tiện ứng phó cần được thực hiện chủ động, thường xuyên, không chờ đến khi thiên tai xảy ra mới xử lý.

Sở Nội vụ được UBND tỉnh giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương triển khai thực hiện; tổng hợp khó khăn, vướng mắc để kịp thời báo cáo UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo. Trong điều kiện mùa mưa bão đang diễn biến phức tạp, các cơ quan, đơn vị, địa phương cần chủ động rà soát, kiểm tra và triển khai ngay các phương án bảo vệ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Chủ động phòng ngừa hôm nay là góp phần bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, giữ gìn thông tin và di sản tư liệu của tỉnh cho hôm nay và các thế hệ mai sau./.